Calcolare le provvigioni da corrispondere agli Agenti è un’attività fondamentale per ogni azienda farmaceutica che utilizzi Agenti sul territorio, fin qui tutti d’accordo, vero?
Le provvigioni possono cambiare notevolmente nel tempo e sono influenzate da diversi fattori, devono essere calcolate ogni mese e anche piccoli errori manuali possono portare a fatture/riscossioni degli Agenti errate e questo non è mai bene né per l’Agente né per l’Azienda Farmaceutica.
La retribuzione dell’Agente è solitamente variabile e commisurata ai risultati delle proprie microaree e per questo è necessario ogni mese effettuare il calcolo delle provvigioni suddivise per Agente e magari fornire all’Agente già una fattura Proforma precompilata con i dati derivanti dalle provvigioni ed indirizzata all’azienda stessa, non sarebbe bello? 💁♂️
Innanzitutto qualche premessa, i dati di vendita aziendali sono tipicamente disponibili tramite i famosi dati IMS, i quali forniscono l’indicazione del fatturato suddiviso tra grossisti/farmacie, per ogni prodotto dell’azienda farmaceutica, per ogni microarea. Inoltre ogni Agente ha associato una lista di prodotti su chi ottiene delle “provvigioni” sulle vendite ed una lista di microaree che gli sono state assegnate, ci riferiremo in questo articolo alla lista delle microaree assegnate come “Territorio dell’Agente”.
Ma vediamo come solitamente è determinato l’ammontare delle provvigioni in funzione dei dati di vendita.
Determinazione dell’ammontare delle provvigioni, aliquote sul fatturato
Il compenso degli agenti è in genere determinato da due percentuali, che chiameremo nel seguito Aliquota A ed Aliquota B.
ALIQUOTA A
ALIQUOTA A è solitamente variabile per persona/per prodotto/per brand e si calcola sul minore tra il fatturato del brand/prodotto dell’anno corrente e quello dell’anno precedente.
Alcuni esempi:
Esempio Aliquota A per BRAND (denominato a titolo esemplificativo WonderfulBrand)
Esempio 1:
- WonderfulBrand gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand gennaio 2021 € 15.000
- Aliquota A si applica su € 10.000 (il minimo tra 10.000 e 15.000).
Esempio 2:
- WonderfulProduct gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulProduct gennaio 2021 € 9.000
- Aliquota A si applica su € 9.000 (il minimo tra 10.000 e 9.000)
Esempio Aliquota A per PRODOTTO (denominato a titolo esemplificativo “WonderfulBrand FLACONCINO”)
Esempio 3:
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2017 € 15.000
- Aliquota A si applica su € 10.000
Esempio 4 :
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2021: € 9.000
- Aliquota A si applica su € 9.000
Nel caso il fatturato dell’anno precedente non sia disponibile per un prodotto? L’Aliquota A su quel prodotto si applica sempre al fatturato dell’anno corrente.
L’Aliquota A è definita per agente/prodotto/brand, ci sono però alcune combinazioni di associazione dell’aliquota ad agente/prodotto/brand da tenere in considerazione:
- nel caso per un agente l’aliquota sia definita sia per un prodotto che per il brand a cui il prodotto appartiene, l’aliquota applicata è quella definita sul prodotto
- nel caso per un agente non sia definita l’aliquota su un prodotto ma sia definita sul brand a cui il prodotto appartiene, viene utilizzata l’aliquota sul brand
- nel caso per un agente non sia definita l’aliquota su un prodotto ne sul brand a cui il prodotto appartiene, non viene applicata nessuna aliquota
L’utilizzo di queste precisazioni permette di gestire facilmente le provvigioni da applicare, partendo da quelle generiche per Brand e specializzandole per prodotto ove necessario.
ALIQUOTA B
ALIQUOTA B è variabile per persona/prodotto/brand ed è calcolata sul fatturato incrementale del brand/prodotto rispetto all’anno precedente.
Alcuni esempi:
Esempio Aliquota B per BRAND
Esempio 1
- WonderfulBrand gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand gennaio 2021 € 15.000
- Aliquota B si applica su € 5.000
Esempio 2
- WonderfulBrand gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand gennaio 2021 € 9.000
- Aliquota B NON si applica (è zero)
Esempio Aliquota B per PRODOTTO
Esempio 3
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2021 € 15.000
- Aliquota B si applica su € 5.000
Esempio 4
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2020 € 10.000
- WonderfulBrand FLACONCINO gennaio 2021 € 9.000
- Aliquota B si applica su 0 (non si applica)
Nel caso il fatturato dell’anno precedente non sia disponibile per un prodotto, l’Aliquota B non si applica su quel prodotto.
Anche per l’Aliquota B si applicano le stesse considerazioni sulle combinazioni di associazione dell’aliquota ad agente/prodotto/brand.
Magari sarebbe anche bello poter impostare delle percentuali di Aliquota A e B per agente/prodotto/brand “generiche” e poi, se necessario, poterle differenziare all’interno del singolo mese, fantascienza? Non credo, basta utilizzare un buon software che faccia tutte queste operazioni per te!
Ok, finito con questo calcolo delle provvigioni?? 😵 Magari…
Altre variabili per il calcolo provvigioni
Alcune altre variabili per il calcolo delle provvigioni potrebbero essere:
- la possibilità di includere un fisso mensile (contributo di avvio attività) per un determinato periodo di tempo
- la possibilità di escludere in tutto o in parte le vendite dirette (Farmacia), mensilmente, all’anno n e all’anno n-1. Per esempio. WonderfulBrand gennaio 2020 – farmacia € 1.000 – grossisti€ 8.000 – Totale € 9.000. WonderfulBrand gennaio 2021 – Farmacia € 6.000 – Grossisti € 8.000 – Totale € 14.000. Potrei decidere di considerare solo una % delle vendite in farmacia del gennaio 2021, supponendo 50%, nel calcolo rientrerebbero solo € 3.000. Questa decisione potrebbe essere presa per agente e per mese. La percentuale “esclusa” potrebbe essere applicata a tutti i prodotti/brand del periodo.
- la possibilità di aggiungere manualmente un rimborso spesa/storno o recupero sui mesi precedenti, insomma un campo libero
- la possibilità di includere un anticipo sulla Aliquota A (dato che i dati IMS sono disponibili con uno sfasamento di circa due mesi). Potremmo deciderete di aggiungere un anticipo sulla Aliquota A.
Esempio: un nuovo agente viene assunto nel mese di marzo. Arrivati al 31 marzo, non abbiamo ancora i dati relativi al mese di marzo 2021, per cui potremmo dare un contributo di avvio attività e l’80% dell’aliquota A (calcolata sul solo anno corrente). A maggio appena saranno disponibili i dati di marzo, si effettuerà il calcolo reale (quello delle due aliquote sopra) e si sottrae l’anticipo. La gestione dell’anticipo, è in teoria molto bella, sottintende però il dover ricalcolare tutti i mesi anche le provvigioni del mese precedente per calcolare il saldo di quel mese! 😱
Se sei arrivato a questo punto dell’articolo questo è un buon momento per sentirsi sgomento se devi fare tutti questi calcoli a mano per ogni mese, per ogni Agente, per ogni prodotto, per ogni brand, magari tutti tramite vari fogli Excel 😤.
Ma entriamo adesso nel mondo dei “però io vorrei”.
Se tutti questi calcoli li facesse il sistema informativo utilizzato dalla mia azienda farmaceutica, come vorrei che fosse questo flusso di lavoro tale da fornire le provvigioni ogni mese con il minimo sforzo? 😎
Inphase fa tutto questo per te, in automatico, ogni mese, senza sforzi!
Possibile flusso di lavoro (e di dati)
Un ipotetico flusso di lavoro per automatizzare il processo del calcolo delle provvigioni degli Agenti potrebbe essere questo:
- un addetto dell’azienda farmaceutica configura le percentuali delle provvigioni di tipo Aliquota A e Aliquota B (descritte sopra), per ogni agente e per ogni brand e/o prodotto;
- un addetto dell’azienda farmaceutica carica il file Excel con i dati IMS nel sistema informativo dell’azienda;
- il sistema calcolerà automaticamente le provvigioni da corrispondere ad ogni Agente, considerando le due Aliquote ed anche gli eventuali acconti e saldi da gestire;
- i riepiloghi saranno visibili solo all’azienda che potrà effettuare eventuali interventi, come per esempio: aggiungere rimborsi o quote fisse aggiuntive, cambiare le percentuali delle provvigioni solo per un Agente per un mese, ridurre parte delle vendite dirette in farmacia;
- un addetto dell’azienda farmaceutica approva la pubblicazione dei resoconti, che saranno così visibili ai capoarea;
- i capoarea effettueranno i controlli sui resoconti e solo in casi eccezionali comunicheranno eventuali modifiche da apportare;
- i capoarea infine approveranno i resoconti dei propri Agenti;
- il sistema informativo mostrerà finalmente all’Agente le provvigioni da incassare per il mese corrente, naturalmente ad ogni Agente solo le proprie, compreso tutto il dettaglio del calcolo da cui derivano.
Conclusioni
- Calcoli manuali effettuati dall’azienda? ZERO*
- Fogli Excel con formule ad-hoc fatti girare per posta elettronica? ZERO
- Carta Stampata? ZERO
- Efficienza nella gestione dell’intero processo? MOLTO ALTA
- Soddisfazione del backoffice Aziendale e degli Agenti? TOP!
Bene si, ma questo mondo dei “però io vorrei” esiste? Come si fa ad averlo?
Quello che hai trovato descritto in questo articolo è presente nella nostra soluzione cloud ad-hoc per le aziende farmaceutiche Inphase.
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